Приемане, подредба и физическо съхранение на хартиени архиви, унищожаване на документи с изтекъл срок
Колкото и да говорим за безхартиен офис и дигитални процеси, в ежедневието се генерират множество хартиени документи – фактури, договори, клиентски досиета и т.н. Съгласно вътрешните правила на всяка компания и в съответствие с нормативните изисквания, оригиналите на документите трябва да бъдат съхранявани за дълъг период от време – 5, 10 или дори 50 години. Архивът е основен информационен актив и всеки бизнес трябва да се отнася с нужното внимание към него.
Услугата “физическо съхранение” от Дайрект Сървисиз ООД Ви гарантира оптимално управление на хартиените документи през целия им жизнен цикъл.
съхранявани архивни единици
Ползи за Вас:
Освобождавате скъпи офисни площи, концентрирате се в основната си дейност и не се занимавате със странични задачи;
Отпада нуждата да инвестирате в собствени скъпоструващи архивохранилища (помещения, стелажи) и системи за управление на документите;
Документите ви се съхраняват в максимално защитена и подходяща среда, без риск от погубване или загуба на оригинали;
Получавате гарантирана услуга на твърдо определени цени, без опасност от допълнителни разходи и рискове;
Оптимизирате процесите по търсене на документи и получаване на оригинали.
Нашите предимства:
Изградени по международни стандарти архивохранилища, проверени от ДА “Архиви”;
Сертификации ISO9001, ISO 14001, ISO 27001, застраховка “Професионална отговорност”;
Огромен опит и клиенти от всички сектори на икономиката;
Комплексна услуга (събиране, транспортиране, описване, подредба на документи), изпълнявана само с вътрешен ресурс;
Гарантирана 100% откриваемост на приети от нас архивни единици;
DirectStorage - удобна и гъвкава система за работа с изнесения физически архив.
Работен процес на услугата "Физическо съхранение"
Дефиниране на задачата
Заедно с Вас определяме параметрите на проекта, услугите, цените и сроковете за реализация.
Първоначална обработка
Приемане, транспортиране и описване на архивните единици (на ниво документ, класьор или кашон). Описът е по определени от вас критерии, така че в последствие търсенето и работата да са максимално улеснени. Подредба на описаните архивни единици в стандартизирани архивни кашони и подреждане по стелажите в архивохранилището.
Работа с архива
Предоставяне на защитен уеб базиран достъп на Ваши служители до системата DirectStorage за заявки на документи, прегледи и справки. Доставка на заявени документи в оригинал или сканирани копия. Унищожаване на документи с изтекъл срок за съхранение.
Периодично приемане на нов архив
Посещения за приемане на нови документи по установен график или при заявка. Изпълнение на всички дейности както при първоначалната обработка.
